Co powinna zawierać refaktura?
Refaktura to dokument, dzięki któremu przedsiębiorca może przenieść część ponoszonych przez siebie kosztów na rzecz odbiorcy ostatecznego. W poniższym tekście wyjaśniamy, kiedy można wystawić refakturę, co zawiera ten dokument i w jaki sposób powinna być rozliczona. Czy do refaktury może być doliczona prowizja?
Czym dokładnie jest refaktura?
Przepisy nie określają dokładnej definicji refaktury. Z pomocą może jednak przyjść art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Według tego punktu w przypadku nabywania usługi we własnym imieniu, lecz na rzecz innej osoby, za rozliczenie się z tej usługi odpowiada właśnie osoba, na rzecz której daną usługę nabywamy. Uznaje się w tym przypadku, że dochodzi do odsprzedaży usługi, na co może być wystawiona refaktura.
Refaktura – co powinna zawierać?
Zgodnie z prawem, refaktura powinna zawierać wszystkie dane, jakie są wymagane na fakturze podstawowej, określone przez art. 106e ustawy o VAT. Mowa tutaj m.in. o takich danych, jak:
- numery NIP nabywcy i sprzedawcy,
- numer faktury,
- data wystawienia,
- nazwa towaru lub usługi,
- data wykonania dostawy towarów lub data otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
- wartość sprzedaży, określona w kwocie netto, brutto oraz ze stawką VAT.
Czy do refaktury można doliczyć prowizję?
Według najnowszych informacji refaktura nie może być powiększana o dodatkowe marże, prowizje i inne koszty. Jest tak dlatego, że wówczas odsprzedaż udokumentowaną na podstawie refaktury należałoby traktować jako oddzielną sprzedaż.
W jaki sposób rozliczyć refakturę?
Refaktura a stawka VAT
Przepisy nie definiują jednoznacznie powstania obowiązku uiszczania podatku VAT na podstawie wystawiania refaktury. Przyjmuje się zatem za podstawę art. 19a ustawy o VAT.
Oznacza to, że obowiązek podatkowy VAT zależny jest od charakteru usługi lub rodzaju towaru, który został opłacony. Liczy się również to kiedy doszło do realizacji usługi lub dostarczenia towaru, a także to, czy został on opłacony wcześniej. Jest to zatem w dużej mierze kwestia indywidualna.
Refaktura a podatek dochodowy
Podobnie, jak w przypadku podatku VAT, obowiązek podatkowy nie jest określony w przepisach na temat podatków dochodowych. W związku z tym, przyjmowane są w tym przypadku zasady ogólne.
Zakładają one m.in. to, że obowiązek rozliczenia podatku dochodowego powstaje w momencie uzyskania przychodu. Przy czym nie może nastąpić to później niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności, jeśli została ona opłacona przed wystawieniem dokumentu.
Kiedy można wystawić refakturę?
Refakturę wystawia się najczęściej w przypadku świadczenia usług, przy czym osoba wystawiająca wcale nie musi być osobą uprawnioną do ich świadczenia. Refaktury są często stosowane np. w branży transportowej lub w przypadku rozliczania opłat za media. Z metody tej korzystają również osoby wynajmujące nieruchomości, aby móc dokonać odliczenia kosztów w ramach prowadzenia własnej działalności.
Oprogramowanie – jak może pomóc przy wystawianiu refaktury?
Definicja refaktury nie jest ściśle określona w obowiązujących przepisach, co nierzadko oznacza, że wiele kwestii jest umownych i pozostaje kwestią zależną od czynników występujących w danym przypadku. Dlatego też jej wystawienie może być niekiedy kłopotliwe.
Aby uniknąć niejasności, warto wypróbować wystawianie refaktur za pomocą specjalnego oprogramowania do faktur, dzięki któremu stworzenie dokumentu nie przysporzy kłopotu nawet osobie nieposiadającej rozległej wiedzy na temat księgowości.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania faktur?
Jednym z największych plusów jest dostęp do wszystkich najważniejszych dokumentów o dowolnej porze, z każdego miejsca. Liczy się również możliwość szybkiego przydzielenia uprawnień dostępu dla poszczególnych działów oraz możliwość zapisywania dokonywanych w dokumencie zmian.
Specjalne oprogramowanie do faktur takie jak Melpe są proste i intuicyjne w obsłudze, dzięki czemu pozwalają zaoszczędzić cenny czas, jaki można z powodzeniem poświęcić na zajęcie się innymi sprawami. Ponadto, program występuje w wielu wersjach językowych, które łatwo jest dopasować do swoich potrzeb.