Dobry darmowy program do faktur
Programy do fakturowania online, z których decyduje się korzystać coraz szersze grono przedsiębiorców, dostępne są z reguły w formie oprogramowania płatnego w formie miesięcznego abonamentu. Niektóre z firm tworzących tego typu rozwiązania zdecydowały się jednak na wprowadzenie także darmowej wersji programu, oferującej zwykle nieco mniej funkcji i możliwości niż ich pełne, rozbudowane wersje. Kiedy warto zdecydować się na darmowy program do faktur i jakie funkcje oferuje?
Czy darmowe programy do faktur są warte uwagi?
Jedną z kwestii które musimy już na początku określić jasno i wyraźnie będzie fakt, że darmowe programy do fakturowania zdecydowanie nie sprawdzą się w każdej firmie i korzystanie z nich może okazać się w wielu przypadkach zwyczajnie niewykonalne. Największą przeszkodą są tu zwykle ograniczenia dotyczące liczby wystawianych miesięcznie faktur. Zależnie od programu limity sięgają tu od 3-10 dokumentów, co w praktyce może sprawdzić się w naprawdę małych, zaczynających dopiero firmach.
Jeśli Twoja działalność wymaga nieco większej liczby faktur miesięcznie, większość darmowych programów oferuje opcję wykupienia płatnego pakietu z rozszerzonymi funkcjami i nielimitowanym dostępem do tworzenia dokumentów sprzedaży.
Kolejnym ograniczeniem darmowych programów do fakturowania może być mniej rozbudowana funkcjonalność programu, w tym ograniczony zakres dostępnych wariantów dokumentów sprzedażowych, brak pomocy technicznej, brak możliwości wystawiania faktur w obcych walutach czy brak możliwości skorzystania z białej listy podatników VAT w celu weryfikacji kontrahenta bezpośrednio z poziomu faktury. Opcje te bywają przydatne, szczególnie przy większej liczbie wystawianych miesięcznie faktur. Choć więc darmowe programy do fakturowania są dostępne, sprawdzone, bezpieczne i wygodne, z czasem ich funkcjonalność może okazać się nieco zbyt ograniczona.
Różnice pomiędzy płatnym i darmowym programem do fakturowania
Darmowe programy do fakturowania dostępne obecnie na rynku to m.in. Chmura Faktur, Faktura XL, Fakturownia, Comarch ERP XT oraz abcFaktura. Większość z nich posiada dostępną wersję rozbudowaną, płatną, z szerszym pakietem rozwiązań, usług i pomocy dostępnym dla przedsiębiorców decydujących się na korzystanie z pełnej wersji programu. Jedynym wyjątkiem jest Chmura Faktur, która jest całkowicie darmowa, nie daje limitów na faktury i udostępnia całkiem dobrą liczbę funkcji w ramach bezpłatnej obsługi programu. Czym jednak różnią się w pozostałych przypadkach wersje darmowe i płatne?
Za przykład weźmiemy program Faktura XL. W wersji bezpłatnej użytkownik ma możliwość wystawienia do 10 faktur miesięcznie, wyboru spośród 32 różnych rodzajów faktur i dokumentów sprzedaży, bez limitu produktów oraz ilości klientów zapisanych w bazie programu. W zakresie rozliczenia kosztów, edycji dokumentów, liczby użytkowników z dostępem do profilu firmy oraz raportowania program udostępnia jedynie ograniczony zakres opcji, pozostawiając bardziej rozbudowane możliwości dla użytkowników wersji płatnej. Ci, oprócz funkcji podstawowych, otrzymują w programie za 8 zł miesięcznie obsługę 3 użytkowników, możliwość korzystania z bezpłatnej pomocy 24/7, rozszerzonych raportów, generowania jednolitych plików kontrolnych JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_VAT, JPK_FA, JPK_EWP, JPK_PKPIR, ewidencji sprzedaży, deklaracji VAT, faktur cyklicznych i wielu innych.
Przykładem płatnego, ale oferującego znacznie więcej możliwości jest program do faktur Melpe.
Dodatkowe możliwości płatnych programów do fakturowania – czy to się opłaca?
Jeśli funkcje podstawowe darmowych programów okazują się niewystarczające, z perspektywy przedsiębiorcy dbającego o własną księgowość zdecydowanie warto zainteresować się rozszerzonymi wersjami dostępnych programów online. Przy stosunkowo niskim koszcie miesięcznym i rocznym można zyskać dzięki nim dostęp do naprawdę rozbudowanych opcji fakturowania, rachunkowości, kosztów, a nawet programów CRM do obsługi i zarządzania relacjami z klientami. Programy wspomniane powyżej, a także programy dostępne wyłącznie w wersji płatnej (np. Melpe.pl) są w stanie zaoferować firmom pełną obsługę techniczną, pomoc księgowych, obsługę jednolitych plików kontrolnych, pełne raporty, ewidencję sprzedaży, deklaracje VAT czy szansę przypisania obsługi faktur firmy do więcej niż jednego użytkownika.
Z perspektywy firm rozwijających się, chcących korzystać z jednego rozwiązania przez wiele lat, płatne wersje popularnych i sprawdzonych programów do fakturowania wydają się znacznie lepszą opcją. Jeśli ta nie spełni oczekiwań, kolejnym krokiem będzie już tylko zatrudnienie własnego księgowego lub oddanie księgowości w ręce biura rachunkowego.